Start bij Odoo Online
Koop een standaard licentie per maand voor 1 gebruiker bij Odoo Online en begin zo snel mogelijk met experimenteren. Je moet op dit punt nog niet per sé weten of je al dan niet met een partner zal samenwerken.
Je moet ook nog niet weten of je met Odoo Online toe zal komen of zelfs als je dat al wel weet ... jouw database kan later perfect verhuisd worden naar een andere hosting.
Als je al weet of snel ontdekt dat de zuivere standaard niet voldoende is, upgrade dan je licentie naar Gepersonaliseerd. Met Studio kan je al heel wat extra naar je hand zetten en alles custom made via Studio wordt standaard mee geüpgrade wanneer de jaarlijks nieuwe versie van Odoo uitkomt.
Odoo zorgt voor een mailserver, backups, zelfs een gratis domeinnaam als je wil, SSL, ... allemaal zaken waar je je niet meteen zorgen over moet maken of waaraan extra kosten verbonden zijn.
Je bent in ieder geval vertrokken en je blijft voorlopig nog even bij de standaard ... voor je het weet is er een jaar gepasseerd en dan kan je eerst upgraden naar de nieuwe versie voor je misschien toch zou beslissen om naar eigen hosting te gaan.
Zoek een boekhouder die bereid is om met Odoo te werken
Het is niet nodig om de boekhouding vanaf dag 1 te gaan gebruiken maar je wil er wel zo snel mogelijk naar evolueren. Odoo heeft een volwaardige boekhoudapplicatie en omdat alle applicaties met elkaar geïntegreerd zijn, is dat vooral een zeer grote meerwaarde van de software.
Als jouw boekhouder bereid is om met Odoo te werken en je voelt aan dat jij niet zal opdraaien voor zijn leercurve is dat top. In het andere geval zou ik sterk overwegen om eens rond te kijken naar andere opties. Van boekhouder veranderen is geen kleintje maar je mist een hele grote tijdswinst en kostenbesparing als je zou blijven werken met een ander boekhoudpakket.
Een integratie opzetten met jouw bestaande boekhoudpakket betekent meteen eigen hosting, een module, de nodige configuratie en testen ... mmm en dat terwijl Odoo zelf echt wel gesmaakt wordt door meer en meer boekhouders ...
Start met de Odoo Tutorials
Maak er een gewoonte van om dagelijks een Odoo filmpje te bekijken. Als je dat via de lessen op de Odoo website doet, kan je meedoen aan quizzen en stijgen op de Odoo ladder ... weer een trapje omhoog is altijd leuk. ;-) De documentatie is nogal droog als je start en komt meer van pas als je je echt wil vergewissen van een bepaalde werking.
Zoek een Odoo partner
Je kan zeker met Odoo aan de slag zonder partner maar je tempo zal lager liggen.
Neem wel je tijd voor de keuze van een partner ... je wil de beste natuurlijk en enkel betalen voor waarde. Sprokkel zeker wat referenties en informeer hoe de partner tegenover het mogelijks beëindigen van een overeenkomst staat. Je moet altijd vlot verder kunnen als je uiteindelijk beslist om met iemand anders te gaan samenwerken.
Weet dat ...
- ook al wanneer Odoo je zelf doorverwijst naar een partner, zij u niet echt gaan verder helpen wanneer een partner zijn werk niet goed doet.
- Odoo booming is en partners als paddestoelen uit de grond schieten of groeien als kool ... een Odoo 'expert' (?) ben je echt niet op 123 en het blijven vraagt heel wat inspanning. Vergewis je ervan dat je eerstelijns contact er wel iets van schijnt te kennen.
- 1 persoon Odoo nooit echt volledig zal/kan kennen maar dat een team dat jou zal begeleiden ook niet te groot moet zijn ... 3 mensen die met jouw meeten om intiële configuratie goed te zetten moet je echt wel in vraag stellen als jouw bedrijf nu niet de meest ingewikkelde bedrijfsprocessen nodig heeft.
Dit is misschien een nogal persoonlijke mening ... ik vind het geen goed signaal wanneer een Odoo partner niet zelf met Odoo werkt.
Werk stapgewijs in de migratie
Je bent natuurlijk een bepaalde manier van werken gewoon in je bedrijf en je zal ongetwijfeld een ellelange lijst opmaken met wat allemaal nodig is ...
Probeer je daar niet al te veel op te focussen op voorhand en werk dit stap voor stap uit. Wat mij betreft zelfs organisch vanaf de start van de implementatie en niet op voorhand in een dik document dat u al meteen veel centen kost. Geloof me ... wensen en prioriteiten gaan toch verschuiven tijdens het proces. Een budget op voorhand vast willen prikken is supermoeilijk ... het hangt ook erg af van hoe vlot de samenwerking met de partner uiteindelijk verloopt en hoe snel u zelf alles kan verwerken want u gaat zoveel nieuws moeten leren en dat allemaal tussen de soep en de patatten, zeg maar.
Odoo werkt in de basis sowieso anders dan jij het gewoon bent en probeer daar heel open voor te staan. Er gaan daarom alleen al dingen op je lijst gewoon geschrapt kunnen worden en dat zie je niet meteen. Zoveel te sneller jij Odoo gaat gebruiken (en misschien dus al zonder al de toeters en bellen waarvan je droomt), zoveel te sneller leer je de software kennen en krijg je het vertrouwen dat Odoo een goede keuze was.
Volg de standaard weg in Odoo in het begin ... je moet misschien voor sommige zaken wat meer klikken hier en daar maar dit kan allemaal later verbeterd worden door automatische acties bijvoorbeeld. Werk nog door met je oude tools naast Odoo zolang iets nog niet kan in Odoo maar vermijd integratie applicaties. Integratie applicaties zijn pas een mooi ding wanneer ze echt wel iets anders doen dan Odoo kan.
Beslis niet alleen over de prioriteiten van de zaken op je lijst ... jouw Odoo partner weet wat het betekent om iets te implementeren en als deze er niet alleen op uit is om gewoon vooral veel te verkopen aan u, zal die je daar zeker heel goed in kunnen bijstaan. Laat dat ook zeker toe.
Denk goed na over custom code
Technisch gezien is Odoo een pareltje ... je kan heel gestructureerd en snel verder bouwen op de basis zonder er een spaghettiboeltje van te maken. Maar ... er zijn enkele nadelen aan custom code ...
1/ Jouw database kan niet gehost worden bij Odoo Online en dat betekent extra kosten ... voor de server, het onderhoud, het opzetten van de mailserver, backups, updates, ...
2/ Odoo evolueert razendsnel. Elk jaar komt er een nieuwe versie uit en verbetert er weer enorm veel. Odoo is niet terugwaarts compatibel tussen zijn versies (in tegenstelling tot WordPress bijvoorbeeld) en dat vind ik persoonlijk zelfs een goed ding. Het betekent dat Odoo niet moet vasthouden aan oude beslissingen. Het nadeel ... alle custom code moet opnieuw nagekeken en getest worden bij een nieuwe versie.
Weet dus dat je niet alleen kiest voor extra kosten op de moment dat je voor custom code gaat maar dat je dat meesleurt in de toekomst.